Case Study: שימוש ב-Moodle LMS להקמת פורטל לפיתוח מנהלים ומנהיגות

ניתוח מקרה זה מראה כיצד Kineo וארגון ה-Co-operative הבריטי ועל שותפות כדי ליצור הפורטל מבוסס Moodle באינטרנט כפורטל למידה לפיתוח מנהיגות. אנחנו ניקח אתכם דרך האתגר של תכנון פתרון למידה האמור לשרת את 500 המנהלים המובילים של הארגון, בתהליך פיתוח משותף לאספקה ​​ושיווק של פתרון ומרתק.

אם בא לכם לקרוא מאמר מרתק זה על כוס קפה בבית הקפה הדכונתי, אתם יכולים להוריד את המאמר המלא, באנגלית בקישור הבא: הורד גרסת PDF [879kb]

האתגר
בימים אלה עובר ארגון ה-Co-operative תקופה של שינוי ארגוני כדי להגביר את הלכידות בכל הקבוצה, לבנות מודעות למותג טוב יותר, למקד מחדש את האסטרטגיה החברתית ובסופו של דבר להביא לצמיחה. הארגון כבר החל במיתוג מחדש של חנויות, בנקים ושירותים אחרים של ה-Co-operative ואם במיקרה את לקוחות החברה או עושים אתם עסקים, בוודאי כבר שמתם לב לשינויים אלה.

כתוצאה ישירה משינוי זה ב-Co-operative זיהו את הצורך להתמקד ב-500 המנהלים הבכירים שלה כאלה אשר יחוללו ויובילו את השינוי. האתגר העיקרי איתו התמודדנו היה כיצד להגיע למסםר כב גדול של מנהלים שונים מאזורים גיאוגרפיים שונים, עם זמינות בעייתית בצורה שבאמת תמשוך את תשומת ליבם ותתמרץ אותם לקחת חלק בהזדמנויות הפיתוח האישי לו הם זקוקים.

דבר אחד שארגון ה-Co-operative ידעו בוודאות הוא שיש תורך לרכז תונית פיתוח המנהלים בנקודה אחת, פורטל מקוון, אשר יפעל כמוקד האסטרטגי לפיתוח מנהיגות. במחשבה זו, התבקשנו על יד ה-Co-operative לסייע להם להבין ולראות מה המשמעויות וכיצד םורטל שכזה יכול להראות ולהתנהג.

המסע

במשך תקופה של 9 חודשים Kineo עבדה בשותפות עם ה-Co-operative בכדי לממש את החזון של פורטל למידה אסטרטגי לפיתוח מנהיגות. במקום לעבוד כדי להגדיר מראש מסמך דרישות ראשוני, שתי עבדנו יחד עם צוות ה-Co-operative בכדי לסייע להם להבין ולהגדיר את אותן דרישות. ה-Co-operative הקימה קבוצת היגוי אשר מנתה מספר מנהלים בכירים עם תפישות ניהול שונות. מטרתו העיקרית של צוות ההיגוי היתה לספק תוכן ממוקד, ליצור מסגרת של מובילי דעה בעלי יוכולת קבלת החלטות, לנווט את גישת התכנון והעיצוב הכולל לפתח תוכן רלוונטי עבור הפורטל.

בתחילה Kineo ייעצו בתחום העיצוב, פיתוח ויישום של דרך חדשה של לימוד עבור אוכלוסיית המנהלים הבכירה של הארגון. בהמשך Kineo הביאה את המומחיות שלה בפיתוח ממשקי משתמש, עיצוב ופיתוח טכני כדי לעזור לעצב פתרון של פורטל למידה המתאימים לצרכים של הקהל היעד.

להלן קונספטים עיצוביים ראשוניים אשר עיצבנו עבור פורטל פיתוח המהנהיגות

התמודדות עם אתגרים:

תקשורת

התקשורת טובה בין כל הצוותים אשר לוקחים חלק בפרויקט מהווה גורם קריטי להצלחתו של כל פרויקט. בפרויקט זה היה מספר רב של אנשים הן מצד Co-operative והן מ-Kineo אשר היה צורך לתאם ביניהם בתחום פיתוח התכנים, או מתן משוב. ניהול פרויקט נוקשה של שני הצדדים היה המפתח לביסוס תקשורת אפקטיבית ותיאום הפרוייקט כולו. הניסיון של אנשי Kineo ושל אנשי ה-Co-operative בניהול פרויקטים מורכבים מסוג זה, סייע בניווט הפרויקט לכוון הנכון.

עבודה עם בד ריק

בראש וראשונה הגדרנו מהו הקונספט של הפרויקט, ולא רשימה מוגדרת של דרישות פונקציונליות. לאחר הדגרת הקונספט הראשוני, הדגרנו את הצרכים של קהל היעד ומכאן גזרנו את תכנון ודרישות המערכת. ניסינו את המושגים העיצוב מבוסס על חזון והציע פונקציונליות ותוכן, נבדקה אז אלה איטרטיבית כמו חשיבה התפתח. פיתחנו גרסה אב טיפוס של הפורטל, אשר התקבל היטב ונתן לנו ביטחון שאנחנו על המסלול הנכון.

להלן האב טיפוס העיצובי לאזור פיתוח מנהיגות

ההכרזה על הפרויקט ורתימת המנהלים לתהליך
הן Kineo והן Co-operative הכירו בעובדה שהלחצים היומיים העומדים בפני מנהלים של ארגון משגשג יקשה על גיוס מנהלי החברה לתהליך. לכן, תוך לקיחת עובדה זו בחשבון, חשבנו כיצד נוכל למשוך את תשומת ליבם של מנהלי החברה ולעורר בהם עניין כבר מההתחלה.

  • ייצוג אזורים עסקים שונים – כארגון גדול המורכב מתחומים עסקיים רבים (מזון, מומחיות עסקית מסחרית, שירותי הלוויות וכו ') וכן מתן שירותים פונקציונאליים (HR, שיווק, IS וכו'), הצורך לערב גורמים מכל היחידות העסקיות היה חיוני בעיצוב ותכנון הפורטל. היה חשוב מאוד שהפורטל ייתן מענה לכל בעלי העניין המעורבים בפרויקט. שיתוף הגורמים השונים כבר מההתחלה סייעה לנו לקבל את הפרספקטיבה של בעלי העניים בשלבי המפתח של הפרויקט.
  • בניין עניין באמצעות שיווק אפקטיבי – כאמור, כבר מלכתחילה דנו כיצד עלינו למשוך את המנהלים לפורטל. ניצלנו שיווק פנימי עלידי הפקת מגזינים אלקטרוניים אשר שפותחה על ידי Kineo בכדי למשוך תשומת לב ולספק את רעיונות המפתח מאחרוי הפרויקט.
  • שיתוף פעולה מצד מנהיגי הארגון בהנחיית נקודות המפתח בתכנון ועיצוב – על מנת לייצר את ההקשר הרצוי בין מנהלי החברה לפורטל המוקם ולאפשר יצירת מרכז למידה אשר יאפשר להם להפיק את המרב מהפורטל ליצירת השינוי הדרוש בארגון נתנו למנהלים להוביל את התהליכים המרכזיים בפרויקט. מטרה זו הושגה באמצעות יצירת מספר קבוצות מיקוד אשר אפשרו לבעלי העניין לתת משוב על התוכן ועל הכיוון הפונקציונלי של הפורטל. זה מנהיגים סיפקה תמריץ להשתתף, לתמוך ולתת משוב על אזור פיתוח מנהיגות.

להלן דוגמא למגזין האלקטרוני אשר יצרנו


לכאורה, במקום מגזין אלקטרוני היינו יכולים בסופו של דבר להציג באתר את תכני שיווק שימושיים, תכנים שאנחנו מאמינים שאף אחד לא היה מגיע לראות אם היינו בוחרים בגישה זו. בעיתיות זו זוהתה כבר מההתחלה כסיכון על ידי צוות ה-Co-operative ו Kineo.

הרעיון המרכזי היה לזהות את הנושאים העיקריים אשר אמורים למשוך את תשומת לב המנהלים ואז להשתש בדרג הניהולי הבכיר ביותר, לתקופה קצובה של זמן, בכדי להעביר את המסר (דרך המגזין האלקטרוני). גישה זו עזרה לנו לייצר באז גדול שמשך מספר רב מאוד של מנהלים בכירים ועסוקים מאוד לראות את התוכן המקוון ואף לקחת חלק בשיחות עם עמיתיהם.

הפתרון
לאחר שהצגנו את Moodle לדרג הבכיר בארגון, הוחלט שמערכת ניהול הלמידה בקוד פתוח Moodle (LMS)  תשמש כפלטפורמה של הפורטל. Moodle נראה כפתרון אידיאלי מהסיבות הבאות:

  • קוד פתוח פירושו נקודת התחלה חסכונית להתחיל פרויקט חשוב ללא מחויבות ודמי רישיון למשתמש
  • התוכן שלה יכולות ניהול מופעלת Kineo ו הקואופרטיבית לבנות מגוון רחב של דפי תוכן ונכסים הקשורים ישירות לתוך מוודל
  • יכולות ניהול התוכן של מערכת Moodle אפשרה ל Kineo ול-Co-operative לייצר מגגון רחב מאוד של תכנים ומאגרים אשר הוכנסו ישירות לMoodle
  • היכולת להעלות מגוון רחב של תכנים אלקטרוניים מתכני elearning, דפי אינטרנט ומסמכים של Microsoft Office
  • היכולת לנהל תהליכי רישום לכיתות פנים אל פנים וקורסי elearning
  • מנגנוני משוב וסקרים מובנים
  • הגמישות והמדרגיות של Moodle מספקת פתרון אשר נותן מענה לצרכים הנוכחיים והעתידיים של ארגון ה-Co-operative

עבור פרויקט זה Kineo שיפרה את יכולות הפיתוח התוכן ופרסומו של Moodle ובנתה תהליך במערכת Moodle המאפשר יצירה, תיקוף והוצאה לאור של תוכן. יכולת זו תרומת משמעותית ליצירת מגוון רחב מאוד של תכנים על ידי משמשים רבים אשר מקבלים סוג של בטחון לכך שהתכנים עוברים סוג של ביקורת לפני הוצאת לאור. בנוסף הוספנו שיפורים נוספים למערכת אשר מתאימים את התוכן הנכון לאוכלוסיה המתאימה וכן שיפרנו את יכולות החיפוש של המערכת בכדי לאפשר חיפוש קל ונוח יותר של תכנים על ידי המשתמשים השונים.

אזור נוסף בו ביצענו התאמה אישית של מערכת ה-Moodle עבור הלקוח היה סביב מודולת ה-Face-to-face המאפשרת ניהול ואוטומציה של תהליך הרישום לכיתות הדרכה פרונטאליות. בשל ריבוי האירועים בהם הדרכות מתבצעות בכיתות הדרכה בארגו ומחוץ לארגון על ידי מספר רב של ספקים, התאמנו את המערכת כך שתתמוך ברישום לקורסים פנימיים וחיצוניים תוך עדכון המודרכים הרלוונטיים באמצעות המייל.

"בחרנו Kineo בגלל המומחיות שלהם, בהבנת הגמישות ובתכנון, פיתוח ויישום מגוון של יכולות חדשניות עבור Moodle, למגוון רחב מאוד של מגזרים עסקיים. פלטפורמת Moodle איפשרה ל-Co-operative לייצר פורטל למידה ייחודי וייעודי עבור שכבת ההנהגה של הארגון, תוך כדי אספקת חווית למידה חיובית ומרתקת המותאמת לצרכיו האישים של הלומד, תוך שמירה על עלויות נמוכות ויכולת עצמאית לניהול ופיתוח האתר. "
אודונובן וינסנט, ראש קבוצת הדרכה ופיתוח, מנהל פרויקט ובעל עניין בפרויקט.

תוצאות

הפרויקט הפך להצלחה מסחררת הן מבחינת תהליך הפיתוח והטמעת הפרויקט, והן בתוצאות.

הצלחת תהליך הטמעת הפרויקט

עם סיום תהליך אפיון הפרויקט, הנקודות הבאות זוהו כמפתחות להצלחה:

  • שותפות אמיתי – ה-Co-operative חשו כבר בהתחלה שהם עשו את ההחלטה הנכונה לעבוד עם Kineo והעריכו את הגישה הגמישה של Kineo. שמרנו על יחסי עבודה טובים לאורך הפרויקט עם חיבור חזק לצוות המוביל מצד Co-operative ותוך כדי שמירה על תקשורת פתוחה וכנה וגישה פרגמאטית לפתרון בעיות.
  • תכנון יעיל – המסע ממצב שבו לא הייתה תוכנית הדרכה לפתרון מלא היה מונע בעיקר על ידי תכנון הפרויקט יעיל, מעורבותם האמיתי של הלקוח בתיאום כל בעלי העניין המרכזיים ויחד הגדרנו את צוות התכנון אשר היה מסוגל להבין ולפרש את הצרכים, ומסוגל להוציא לפועל את הפיכתם המציאות. ארגון ה-Co-operative חזרו שוב ושבו ש Kineo הרחיבה להם את האופקים  בכל הקשור למה אפשר להפיק מפתרון מקוון.
  • עמידה בלוחות זמנים ובתקציב – בשני הפרמטרים האלה שר חשובים בכל פרויקט, הצלחנו לעמוד ביעדים שהצבנו. ה-Co-operative גם שמחו לגלות שפתרון הפורטל מבוסס Moodle הוכיח את עצמו כתמורה מצוינת לכסף.
  • ההצלחה הטכנית – הטכנולוגיה וגמישות מערכת ה-Moodle אפשרה לנו לקחת את יכולות המערכת לכוונים חדשים ולהפתיע אפילו אותנו במה שאפשר להשיג ממערכת LMS Moodle. יישום זה של מערכת ה-Moodle נחשבת מהישומים המעניינים ביותר אשר אנו ב Kineo ביצענו עד עתה.

ההצלחה כמשאב לפיתוח מנהיגות
השילוב של מומחיותה של ארגון ה-Co-operative עם המומחים של Kineo אפשרה יצירה של מסגרת לפיתוח מנהיגות אפקטיבית בפורמט מקוון. על ידי הבנת הצרכים של קהל המנהלים הפתרון אשר פיתחנו נועד לענות על צרכים אלה במיוחד. האופן בו שיווקנו את המערכת יצרה את המעורבות אותה רצינו להשיג מצדם של המנהלים.

5 שבועות ו-42% מתוך 500 המהלים הבכירים החלו להיות מעורבים בפעילות המקוונת של פורטל הלמידה.

בתוך כ – 5 שבועות כ-42% מתוך 500  המנהלים של ה-Co-operative ניגשו לפורטל והחלו את מעורבותם בתהליך הלמידה. מספר זה הולך וגדל בהתמדה. מעורבותם של המנהלים הבכירים ביותר מראשיתו של הפרויקט יחד עם הפקת המגזין האלקטרוני ו 18 חודשים של קמפיין שיווקי הוו תורמה משמעותית להצלחה זו.

להלן איזור פיתוח המנהיגים בפורטל

העתיד
כפיתרון גמיש ובר-גדילה Moodle הפך לפתרון  אשר לא רק שענה על הצרכים המיידיים של ה-Co-operative, אלא גם להתפתח לכוונים חדשים ושיפורים גם בעתיד. חלק מהשיפורים והפיתוחים המתוכננים כוללים:

  • פונקציונאליות משופרת עבור הלומדים ודיווח למנהלים
  • להרחיב את השימוש בפורטל עבור שאר מנהלי הארגון
  • פיתוח תוכן נוספים כגו ותמהיל של קורסי כיתה וקרוסים וירטואליים, העלאת תכנים מספקים אחרים והתממשקות למערכות אחרות בארגו.
  • שילוב של יכולת הערכת עובדים 360
  • שימוש בכלים שיתופיים מובנים של Moodle למידה (פורומים, צ 'אט, וויקיס, בלוגים) כדי לקדם את שיתוף הידע ואת תחושת הקהילתיות.

בימים אלה אנו ממשיכים את עבודתנו עם ה-Co-operative ועמלים יחדיו על יוזמות למידה חדשות. אנו מצויים כיום בפיתוח תצוגת  e-learning המתארת את תהליך ניהול הביצועים, שיושק באזור פיתוח מנהיגות, ואנו מצפים להמשך השותפות בינינו לבין ה-Co-operative.

Twitter Digg Delicious Stumbleupon Technorati Facebook

התגובות סגורות.